Setny rok działalności Archiwum Państwowego w Lublinie był kolejnym, w którym ziściły się prorocze słowa Jana Riabinina: Praca nad doprowadzeniem do ładu lubelskich zbiorów archiwalnych, mająca na celu postawienie Archiwum Lubelskiego na stopie odpowiadającej stanowi archiwistyki współczesnej i bogatej przeszłości dziejowej Lublina, zajmować jeszcze będzie generacje przyszłe urzędników archiwalnych. Stan zasobu według ewidencji na koniec 2018 r. to: 4144 zespołów archiwalnych, 1 400 000 jednostek archiwalnych, co wynosi ok. 13 500 m.b., z czego opracowanych: zespołów – 1364, jednostek archiwalnych – 696 343, co daje 6766,35 m.b. Jak widać, pracy jest jeszcze sporo, a akt ciągle przybywa. W 2018 r. zasób powiększył się o 27 nowych zespołów archiwalnych, były też liczne dopływy do już istniejących. W związku z przeprowadzonym remontem w Centrali Archiwum zadania z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych zostały na czas prowadzenia prac budowlanych tymczasowo wstrzymane, co skutkowało mniejszą liczbą zakończonych przejęć. W przypadku oddziałów zamiejscowych przebiegały one bez zakłóceń. W lubelskim Archiwum pracuje też kolejna „generacja urzędników archiwalnych”. Do podstawowych zadań archiwów należy opracowanie zasobu; w roku tym prace zawieszono z uwagi na mającą priorytetowy charakter retrokonwersji dawniejszych pomocy archiwalnych, zwłaszcza w języku rosyjskim. Inwentaryzowano tylko materiały przejęte bez ewidencji (dary i zakupy) oraz na bieżąco nabytki z urzędów stanu cywilnego.
W zakresie konserwacji zasobu archiwalnego w 2018 r. kontynuowano prace nad konserwacją wyłączonych od udostępniania akt oraz nad przygotowaniem konserwatorskim materiałów archiwalnych do digitalizacji. Pracownicy pracowni konserwacji archiwalnej prowadzili comiesięczne dyżury konserwatorskie w Centrali Archiwum. Celem dyżurów była ocena stanu technicznego materiałów archiwalnych przekazywanych do zasobu APL, głównie akt stanu cywilnego.
Ważnym obszarem zabezpieczania materiałów archiwalnych jest ich digitalizacja. W 2018 r. wzrosła liczba zabezpieczających kopii cyfrowych wykonanych we własnych pracowniach reprograficznych oraz przez podmioty zewnętrzne. W sumie wykonano 278 508 skanów z materiałów aktowych we własnych pracowniach w centrali i w oddziałach zamiejscowych oraz 30 skanów z obiektów kartograficznych, 850 fotografii obiektów muzealnych i 20 156 minut nagrań (filmy i nagrania dźwiękowe) ze środków przyznanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w ramach realizacji programu Strategia digitalizacji zasobu archiwów państwowych na lata 2018-2023. Przygotowano do udostępnienia na stronie internetowej szukajwarchiwach.pl 272 252 kopii cyfrowych. Łącznie Archiwum udostępniło do końca 2018 r. prawie 4 000 000 skanów archiwaliów ze swojego zasobu.
W ramach nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym Pracownicy Archiwum Państwowego w Lublinie przeprowadzili 198 kontroli archiwów zakładowych jednostek państwowych i samorządowych, zatwierdzili 37 przepisów kancelaryjno-archiwalnych i wydali 694 zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
W 2018 r. dała się zaobserwować tendencja zwyżkowa udostępniania materiałów archiwalnych. Udostępnianie materiałów archiwalnych uległo zwiększeniu w porównaniu z poprzednimi latami, z tendencją wzrostu liczby udostępnionych jednostek. Wzrost ten jest konsekwencją udostępniania zasobu użytkownikom realizującym jednorazowo poszukiwania w celach urzędowych (np. do Karty Polaka, spraw własnościowych, rekompensat), ale również wiąże się z prowadzonymi badaniami dotyczącymi przypadających rocznic. Wpływ na tak kształtujące się udostępnianie ma z pewnością rozszerzony zakres dostępu online do opisów materiałów archiwalnych w wyniku prowadzonej retrokonwersji pomocy archiwalnych, możliwość samodzielnego fotografowania materiałów archiwalnych oraz udostępnienie części materiałów online, które zachęca użytkowników do rozszerzania badań. Jest to szczególnie widoczne w grupie użytkowników korzystających z zasobu do celów genealogicznych i naukowych.
Podobnie jak w latach ubiegłych największą grupę stanowiły osoby korzystające z zasobu do celów naukowych (42%), na drugim miejscu znaleźli się „genealodzy” (20%). Podkreślić należy, że z ogólnej liczby udostępnionych jednostek ponad 63% zostało udostępnionych do celów naukowych. Archiwum Państwowe w Lublinie w 2014 r. dołączyło do międzynarodowego konsorcjum ICARUS (International Centre for Archival Research) i oficjalnie zostało włączone do projektu Monasterium.net. Głównym celem tego projektu jest stworzenie wirtualnego archiwum dla kopii źródeł historycznych z okresu średniowiecza z terenu Europy oraz nieodpłatne ich udostępnianie online. Na portalu udostępnione zostały kopie średniowiecznych i nowożytnych dokumentów z zasobu Archiwum Państwowego w Lublinie, dzięki czemu zasób archiwum stał się bardziej dostępny dla badaczy z zagranicy. Nieco mniej niż w latach wcześniejszych odnotowano kwerend, tj. 2491. W strukturze kwerend największa grupę stanowiły poszukiwania związane z poświadczeniem obywatelstwa, Kartą Polaka i inne kwerendy urzędowe (43%) oraz poszukiwania genealogiczne (22%) i własnościowe (po 25%).
Archiwum prowadziło wszystkie dotychczasowe tradycyjne formy pracy w zakresie popularyzacji wiedzy o archiwum i jego zasobie – głównie wystawy, publikacje, spotkania, a także w szerszym zakresie wykorzystało technologię cyfrową i Internet. Po raz kolejny Archiwum uczestniczyło w Nocy Kultury, jednej z najważniejszych imprez kulturalnych w Lublinie (XII edycja, 2-3 VI 2018 r.) organizowanej przez samorząd miasta Lublina.
W związku z przypadającym w 2018 r. jubileuszem 100-lecia odzyskania niepodległości archiwum wspólnie z Muzeum Józefa Piłsudskiego w Sulejówku i z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w Warszawie zorganizowało na Placu Litewskim wystawę ,,Pierwsze dni Niepodległości” (Lublin, 24 X – 7 XI 2018 r.). Archiwum współpracowało też z Lubelską Lokalną Organizacją Turystyczną przy organizacji wystawy Dni morza w Lublinie i na Lubelszczyźnie w II Rzeczypospolitej (maj 2018 r.).
W ramach współpracy z Instytutem Polskim w Budapeszcie zorganizowano w Budapeszcie wystawę przygotowaną przez lubelskie archiwum Polski plakat propagandowy dwudziestolecia międzywojennego z kolekcji Archiwum Państwowego w Lublinie (Budapeszt, 15 XI 2018 – 9 I 2019 r.).
W związku z digitalizacją lubelskich archiwaliów z XV–XVII w. podjęto współpracę z Narodowym Archiwum Historycznym Białorusi w Mińsku.
W roku sprawozdawczym kontynuowany był również wspólny projekt Archiwum i Ośrodka „Brama Grodzka – Teatr NN” – „Lublin w dokumencie”. Projekt ma na celu spopularyzowanie historii miasta Lublina z okresu XIV–XVI wieku poprzez prezentację w interaktywnej formie najstarszych dokumentów przechowywanych w Archiwum Państwowym w Lublinie. W dalszym ciągu rozwijane były archiwalne portale: Lubelskie Archiwum Cyfrowe, Znani Polacy czy Galeria Jezuicka 13, gdzie zostały pokazane nowe kopie materiałów archiwalnych z własnego zasobu.
W Centrali Archiwum i w oddziałach zamiejscowych organizowane były zajęcia edukacyjne dla uczniów gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych oraz studentów, a także otwarte lekcje archiwalne i wycieczki. W ramach przedsięwzięć popularyzatorskich pracownicy Archiwum wzięli udział w: 7 audycjach radiowych, 4 audycjach telewizyjnych, 2 prezentacjach multimedialnych. Ukazało się 151 artykułów i notek prasowych o działalności Archiwum.
W zakresie działalności naukowej ukazały się trzy prace wydane pod redakcją naukową pracowników Archiwum (P. Dymmel, R. Jop): Lublin w kulturze, kultura w Lublinie. Dziedzictwo kulturowe miasta od średniowiecza do współczesności; K. Kołodziejczyk, Afisze, plakaty i druki ulotne z lat 1918-1921 w zasobie Archiwum Państwowego w Lublinie. W 100-lecie Niepodległości Polski; „Studia Archiwalne”, t. 5. Pracownicy Archiwum opublikowali zaś w różnych periodykach 20 artykułów, 1 recenzję, 9 sprawozdań, not i komunikatów. Przedstawiciele APL wzięli ponadto udział w 6 naukowych konferencjach krajowych i 1 międzynarodowej. Archiwum współorganizowało wspólnie z UMCS międzynarodowe seminarium naukowo-dydaktyczne pt. „Aktualne problemy archiwistyki i zarządzania dokumentami” oraz konferencję pt. „Archiwa w państwach totalitarnych Europy Środkowej i Wschodniej”.
Ze zrozumiałych względów wspomniałem tylko o ważniejszych dokonaniach lubelskiego Archiwum w ostatnim roku stulecia jego działalności. Cieszą: coraz szersze obszary i formy popularyzacji, zwłaszcza w Internecie, rosnący dorobek naukowy archiwistów, rozszerzająca się współpraca z innymi instytucjami, tylko opracowania zasobu archiwalnego jakby coraz mniej.