Upadek I Rzeczypospolitej w wyniku rozbiorów z lat 1772, 1793 i 1795 doprowadził do zmian administracyjnych na zajętych przez zaborców terenach polskich oraz do przemian w dziedzinie sądownictwa. W latach 1783 i 1796 zlikwidowano ostatecznie w zaborze austriackim sądy ziemskie i grodzkie oraz działające przy nich kancelarie sądowe. Część ksiąg w nich powstałych (m.in. ziemskie ora grodzkie grabowieckie i horodelskie) przewieziono do Lwowa i złożono w pomieszczeniach dawnej biblioteki oo. Bernardynów. W ten sposób powstało tzw. ,,archiwum bernardyńskie”. Rozpoczęto też porządkowanie zwiezionych do Lwowa ksiąg. Akta powstałe w kancelariach sądów szlacheckich województwa lubelskiego i ziemi chełmskiej pozostawiono w miejscu ich powstania. W 1810 r., w okresie istnienia Księstwa Warszawskiego, księgi ziemskie i grodzkie oddano pod nadzór sądów pokoju.
W 1825 r. namiestnik Królestwa Polskiego Józef Zajączek zdecydował o koncentracji staropolskich akt sądowych w miastach wojewódzkich i wydał nakaz ich uporządkowania. Decyzja ta legła u podstaw powstania w Lublinie Archiwum Akt Dawnych. Nakaz koncentracji i uporządkowania ksiąg wynikał z ich ciągłej przydatności jako środków dowodowych zdziałanych czynności prawnych, w sprawach majątkowych prowadzonych przez szlachtę.
Zgromadzone w Archiwum Akt Dawnych w Lublinie księgi ziemskie i grodzkie przechowywane w nim były do 1887 r. W tym roku władze rosyjskie zlikwidowały archiwa akt dawnych. Zasób archiwum lubelskiego został wywieziony do Wilna, ponieważ uznano, że treść ksiąg odnosi się do ,,ziem rosyjskich”.
W czasie I wojny światowej zasób wileńskiego archiwum uległ rozproszeniu. Duża część ksiąg powróciła do Lublina w 1919 r. Kolejna duża rewindykacja staropolskich ksiąg sądowych powstałych na terenach dzisiejszej Lubelszczyzny miała miejsce na początku lat 60-tych XX w. Pomimo tego wiele z nich ciągle znajduje się w archiwach zagranicznych i ich rewindykacja w obecnej sytuacji jest niemożliwa.
Polonika lubelskie rozproszone są w archiwach Jarosławla i Moskwy (Rosja), Mińska (Białoruś), Wilna (Litwa) oraz w ukraińskich, chyba najlepiej rozpoznanych. Zasób zgromadzony we wspomnianych archiwach to zarówno dokumenty, jak też księgi sądów szlacheckich i miejskich. W Wilnie przechowywanych jest ponad 100 dokumentów do dziejów miasta Lublina. W archiwach rosyjskich znajduje się 14 ksiąg ziemskich, grodzkich, podkomorskich (chełmskie, lubelskie, krasnostawskie) i miejskich (Lublin, Tyszowce) oraz 9 fragmentów różnych ksiąg spośród wymienionych (patrz: J. Łosowski, Staropolskie akta sądów szlacheckich i miejskich województw lubelskiego i bełskiego oraz ziemi chełmskiej w archiwach Moskwy i Jarosławia, ,,Archeion”, t. 107, 2004, s. 362-376). W archiwum w Mińsku przechowywanych jest 125 ksiąg ziemskich, grodzkich i podkomorskich chełmskich, grabowieckich, horodelskich, krasnostawskich, lubelskich i urzędowskich oraz miejskich lubelskich i zamojskich (patrz odnośnie większości z nich: J. Kus, ,,Lubliniana” w Narodowym Archiwum Historycznym Białorusi w Mińsku, ,,Studia Archiwalne”, t. III, 2010, s. 123-133).
W 2018 r. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego ogłosiło szereg konkursów grantowych, wśród których znalazł się także dedykowany dziedzictwu narodowemu znajdującemu się poza granicami Polski. W jego ramach możliwa była digitalizacja poloników. Archiwum Państwowe w Lublinie przystąpiło do konkursu zgłaszając trzy wnioski dotyczące wykonania kopii cyfrowych staropolskich ksiąg sądowych przechowywanych w w/w archiwach. Uznanie MKiDN zyskał projekt dotyczący digitalizacji akt przechowywanych w Narodowym Archiwum Historycznym Białorusi w Mińsku (NAHB). Dzięki dofinansowaniu Ministerstwa lubelskie archiwum zleciło NAHB wykonanie kopii cyfrowych 17 staropolskich ksiąg sądowych. Są to następujące księgi: ziemskie i grodzkie horodelskie, ziemskie i miejskie lubelskie, wydzielonych sądów miasta Zamościa oraz księga podkomorska łukowska. Prace wykonano w listopadzie i grudniu 2018 r. Druga grupa akt staropolskich (5 ksiąg), tym razem powstałych w kancelarii miasta Lublina, została zdigitalizowana w grudniu 2019 r., dzięki finansowemu wsparciu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie. W sumie więc w latach 2018-2019 wykonano kopie cyfrowe 22 staropolskich ksiąg sądowych z terenów przedrozbiorowej Lubelszczyzny.
Wybór ksiąg przeznaczonych do digitalizacji został dokonany w oparciu o zestawienie opublikowane przez J. Kusa. Oddaje ono stan faktyczny zastany przez autora artykułu podczas kwerendy w mińskim archiwum, co oznacza, że zawiera w kilku miejscach błędy związane z niewłaściwym określeniem proweniencji kancelaryjnej niektórych ksiąg oraz ich błędnym przyporządkowaniem do zespołu archiwalnego (fondu) przez białoruskich archiwistów. Ponadto porównanie danych zawartych w artykule J. Kusa z kopiami cyfrowymi ksiąg wskazało na niewielkie rozbieżności, które jednak w sposób istotny nie wpływają na zmiany w identyfikacji akt i ich proweniencję kancelaryjną.
Kolejny etap digitalizacji został przeprowadzony w 2020 r. we współpracy z Wojewódzką Biblioteką Publiczną im. H. Łopacińskiego w Lublinie, która złożyła wniosek grantowy przy merytorycznym wsparciu naszego Archiwum. Do skanowania wytypowano księgi uzupełniające zespoły wcześniej digitalizowane oraz najstarsze Polonika ze znajdujących się w zasobie NAHB w Mińsku. Dzięki otrzymanym funduszom pozyskano kopie cyfrowe 19 ksiąg. Są to: księgi ziemskie lubelskie (8 j.a.); księgi ziemskie urzędowskie (2 j.a.); księgi ziemskie horodelskie (2 j.a.); księga grodzka chełmska (1 j.a.); księgi miasta Lublina (4 j.a.) oraz 1 bifolium; księga Trybunału Zamojskiego dla Miast Ordynacji Zamojskiej (1 j.a.). Pełny opis archiwalny znajduje się w zakładce Polonika/Narodowe Archiwum Historyczne Białorusi w Mińsku, gdzie opublikowano także nowe skany.
Kopie cyfrowe staropolskich ksiąg sądowych z NAHB w Mińsku to uzupełnienie zespołów przechowywanych w Archiwum Państwowym w Lublinie. W tym kontekście warto zauważyć, że do 2018 r. lubelskie archiwum posiadało w swoim zasobie jedynie dwie księgi ziemskie horodelskie. Dzięki digitalizacji pozyskano skany sześciu kolejnych ksiąg tego aktotwórcy. Niemniej istotne jest pozyskanie skanów siedmiu, niezmiernie interesujących ksiąg miejskich Lublina i jednej z najstarszych ziemskich lubelskich, pochodzącej z XV w.
Obowiązujące prawo archiwalne nie pozwala na włączenie kopii cyfrowych zdigitalizowanych ksiąg do odpowiednich zespołów. Dlatego publikujemy je w dostępie powszechnym, na prowadzonym przez Archiwum Państwowe w Lublinie portalu Lubelskie Archiwum Cyfrowe, w zakładce POLONICA.
Zapraszamy do korzystania z tej zakładki, mając jednocześnie nadzieję, że będzie ona systematycznie uzupełniana o kolejne zbiory.
Opracowanie merytoryczne i techniczne: dr Robert Jop, Marek Krzykała, Michał Zawada