Po III rozbiorze Polski w 1795 r. ziemie Lubelszczyzny znalazły się na krótko w zaborze austriackim. Potem nastąpił równie krótki okres Księstwa Warszawskiego (1810-1812), a od 1815 r. na wiek cały Lubelszczyzna dostała się pod panowanie rosyjskie, by u schyłku okresu niewoli znaleźć się pod okupacją Austro-Węgier i Niemiec (1915-1918).
Dla pierwszego okresu Archiwum Państwowe w Lublinie posiada akta Urzędów Cyrkularnych, a właściwie fragmenty tych akt, obejmujące inwentarze dóbr ziemskich cyrkułu bialskiego, lubelskiego, radzyńskiego, siedleckiego, zamojskiego. Z przełomu XVIII i XIX w. zachowały się księgi i akta sądów dominialnych, stwarzające możliwość badań stosunków społecznych i własnościowych w dobrach prywatnych. Wspomnieć tu też należy o Wyciągach z ksiąg Tabuli Galicyjskiej, będącej rodzajem hipoteki, oraz o Aktach Filipa Jakuba Obniskiego, adwokata Sądu Szlacheckiego w Lublinie. Okres Księstwa Warszawskiego jest reprezentowany przez szczątkowo zachowane zespoły prefektów departamentów lubelskiego i siedleckiego oraz dyrektorów skarbu publicznego tychże jednostek administracyjnych. Na okres ten przypadają „narodziny” wielu aktotwórców, którzy plony swych kancelarii dostarczają archiwom państwowym po dzień dzisiejszy, a mianowicie: urzędów stanu cywilnego, hipotek, notariatów (w oparciu o Kodeks Napoleona).
Bogato udokumentowany jest okres zaboru rosyjskiego, zarówno czasy autonomii Królestwa Polskiego, jak też stopniowego jej ograniczania po kolejnych powstaniach narodowych. Zaczynają ten dział fragmenty zespołów akt urzędów centralnych Królestwa Polskiego: Komisji Rządowej Przychodów i Skarbu, Komisji Rządowej Spraw Wewnętrznych i Duchownych (m.in. dotyczące dóbr rządowych, spraw podatkowych, funduszów edukacyjnych, kapitałów na dobrach prywatnych, funduszów klasztornych i parafialnych, akta osobowe). Szczególnie cenne są zespoły akt wytworzone przez urzędy szczebla wojewódzkiego/gubernialnego: Komisja Województwa Lubelskiego / Rząd Gubernialny Lubelski (szczególnie wartościowe są akta informujące o działalności powstańczej Komisji Województwa Lubelskiego i Rady Obywatelskiej w 1831 r. i zaburzeniach przed powstaniem styczniowym oraz dotyczące przebiegu samego powstania). W Wydziale Skarbowym zachowały się akta dotyczące konfiskaty majątków klasztornych, kontrybucji, tabele prestacyjne (powinności włościan), spisy tabelaryczne dóbr. Podobny charakter mają akta Komisji Województwa Podlaskiego / Rządu Gubernialnego Podlaskiego – tu także zachowały się cenne materiały dotyczące powstania listopadowego. W 1867 r. w wyniku reformy administracji w Królestwie Polskim utworzono na terenie Lubelszczyzny tzw. „nowe” Rządy Gubernialne: Lubelski i Siedlecki, zaś w 1912 r. Rząd Gubernialny Chełmski. Równolegle powołano do życia Kancelarie Gubernatorów tych trzech guberni. Władze szczebla powiatowego reprezentowały urzędy naczelników powiatów, przekształcone w 1867 r. na zarządy powiatowe.
Jednostkami administracji państwowej najniższego stopnia (równocześnie będące komórkami samorządu terytorialnego) były gminy wiejskie, których akta tworzą grupy zespołów usystematyzowanych według powiatów. W aktach zespołów tych można odnaleźć źródła do szeroko pojętej historii społeczno-gospodarczej regionu, m.in. dziejów miast (jak np. opisy statystyczno-historyczne kilkudziesięciu miast), rzemiosła (zwłaszcza cechów) i przemysłu oraz rolnictwa. Znajdziemy tu materiały nie tylko do historii powstań narodowych, lecz i kształtowania się świadomości narodowej, dziejów ruchu robotniczego i ludowego, rewolucji 1905-1907, do badań nastrojów społecznych, ruchu ludności.
Zachowały się również akta administracji specjalnej, powoływanej w okresach szczególnych zagrożeń władzy zaborczej: naczelników wojennych z czasów powstania styczniowego, Kancelarii Tymczasowego Generała-Gubernatora Guberni Lubelskiej z lat rewolucji 1905-1907. Szczególnie cenne są akta Naczelnika Wojennego Oddziału Lubelskiego zawierające rozkazy generałów Chruszczowa i Kostandy dotyczące przebiegu powstania styczniowego. Stały nadzór nad ruchem ludności i prawomyślnością polityczną mieszkańców regionu po upadku powstania 1863 r. pełniły gubernialne (lubelski i chełmski) oraz powiatowe zarządy żandarmerii. W ich aktach znajdują się obfite materiały dotyczące działalności partii i stronnictw politycznych jawnych oraz tajnych itp. Dużo informacji o różnego typu organizacjach działających legalnie przynoszą akta Gubernialnych Urzędów do spraw Stowarzyszeń: Lubelskiego, Siedleckiego i Chełmskiego z lat 1906-1916. Zwalczaniem nielegalnej działalności politycznej i poszukiwaniem podejrzanych osób zajmowali się również powiatowi naczelnicy straży ziemskiej, których akta zachowały się niestety w stanie zdekompletowanym.
Do dziejów szlachty w stuleciu XIX wiele wnoszą akta Deputacji Szlacheckiej oraz Kancelarii Marszałka Szlachty Guberni Lubelskiej, funkcjonujące w związku z ogłoszeniem prawa o szlachectwie i powstaniem Heroldii Królestwa Polskiego. Archiwalia instytucji wymiaru sprawiedliwości sprzed rosyjskiej reformy sądownictwa w 1867 r. zachowały się w stanie szczątkowym; są to: Trybunał Cywilny I Instancji w Lublinie, Sąd Kryminalny w Lublinie oraz sądy pokoju i sądy gminne z terenu guberni lubelskiej. Dla dziejów archiwów ważne są akta tego pierwszego, gdyż Prezes Trybunału pełnił nadzór nad Archiwum Akt Dawnych w Lublinie, a w zespole zachowały się raporty archiwistów o przebiegu prac i korespondencja w sprawie archiwum. Znacznie lepiej zachowały się akta sądów wszystkich instancji (Sądu Okręgowego, Zjazdu Sędziów Pokoju, sądów pokoju i gminnych) oraz Prokuratora Sądu Okręgowego w Lublinie z okresu 1876-1915.
Sprawy dotyczące realizacji carskiej reformy uwłaszczeniowej i szerzej – problematyki chłopskiej – ukazują akta komisji, urzędów gubernialnych i komisarzy do spraw włościańskich, uzupełnione bogatym zbiorem tabel likwidacyjnych i nadawczych oraz planów uwłaszczeniowych guberni lubelskiej i siedleckiej. Materiały obrazujące politykę skarbową władz Królestwa Polskiego zawierają akta urzędów, izb i kas skarbowych: lubelskiej, siedleckiej i chełmskiej, urzędów i inspektorów podatkowych, zarządów akcyzowych guberni lubelskiej i chełmskiej, Lubelskiej Izby Kontroli. Pozostałość aktową banków i instytucji kredytowych reprezentują: Ziemski Bank Włościański, komitety gubernialne do spraw drobnego kredytu, gminne kasy pożyczkowo-oszczędnościowe.
Bogate źródła do dziejów unii kościelnej i jej likwidacji, polityki wyznaniowej i rusyfikacyjnej zaborcy znajdują się w aktach diecezjalnych instytucji wyznaniowych – konsystorzy: greckokatolickiego i prawosławnego w Chełmie, prawosławnych warszawskiego i chełmsko-warszawskiego, Chełmskiego Zarządu Duchownego. Uzupełniają je akta parafii, kościołów, klasztorów, bractw.
Bogate są również materiały do dziejów szkolnictwa i oświaty w XIX i początkach XX w., a mianowicie akta polskiego jeszcze Gimnazjum Wojewódzkiego Lubelskiego z lat 1815-1866 (które sprawowało nadzór nad szkołami niższego stopnia w województwie/guberni), rosyjskich Dyrekcji Szkolnych: Chełmskiej, Lubelskiej i Siedleckiej, a także szkół różnych stopni: średnich (m.in. Gimnazjum Męskiego Lubelskiego), zawodowych, powszechnych, także wyznaniowych. Wspomnieć należy, iż uczniem Gimnazjum Wojewódzkiego był Bolesław Prus, a Gimnazjum Męskiego Jan Riabinin, późniejszy kustosz APL, jego nauczycielem natomiast – wybitny językoznawca i etnograf, historyk Lublina, członek Akademii Umiejętności w Krakowie Hieronim Łopaciński.
Stosunkowo dobrze zachowane są akta rad dobroczynności publicznej: gubernialnych, powiatowych i szczegółowych pozwalające na badania problematyki zdrowia i opieki społecznej. Podobnych informacji dostarczają akta rosyjskich komitetów opieki nad trzeźwością ludową. Niewiele dla tego okresu zachowało się akt szpitali i instytucji opiekuńczych; reprezentują je zespoły akt Domu Schronienia Świętego Ducha w Lublinie, Szpitala św. Katarzyny w Szczebrzeszynie i inne. Polski charakter miało Lubelskie Towarzystwo Dobroczynności, którego akta zachowały się z ponad stu lat jego działalności (1815-1955).
Urzędy i instytucje rosyjskie funkcjonowały w zasadzie do lata 1915 r., niektóre jednak prowadziły ograniczoną działalność po ich ewakuacji w głąb Rosji jeszcze przez kilka lat. Krótki okres okupacji austriackiej i niemieckiej (1915-1918) posiada dość dobrze zachowane akta władz terenowych, tj. wszystkich c. k. komend powiatowych oraz Cesarsko-Niemieckiego Urzędu Powiatowego w Łukowie i tamtejszego Gubernatorstwa Wojskowego. Fragmentarycznie zachowały się natomiast akta Cesarsko-Niemieckiej Komendantury Obozu w Dęblinie. Dla informacji należy podać, że akta C. k. Wojskowego Gubernatorstwa Wojskowego w Lublinie, jako urzędu centralnego, przechowywane są w AGAD w Warszawie. Zachowały się ponadto akta C. i k. Trybunału Sądowego, C. i k. Sądu Obwodowego, 1 j.a. z C. i k. Sądu Apelacyjnego (wszystkich w Lublinie).
Na koniec zauważyć należy, iż źródła z całego omawianego okresu zawierają niektóre zespoły akt miast (Lublina, Lubartowa), gmin, notarialne, parafii, stanu cywilnego, podworskie (Archiwum Ordynacji Zamojskiej, Brezów, Łosiów, Rulikowskich, Poletyłłów z Wojsławic). Na specjalną uwagę zasługuje również zespół akt Towarzystwa Rolniczego Hrubieszowskiego fundacji Staszica, w którym zasadnicza część materiałów pochodzi właśnie z XIX stulecia, aczkolwiek zawiera akta zarówno z wieku XVIII, jak i XX, po rok 1945.
Józef Kus