W styczniu, czwartego roku Wielkiej Wojny (1914-1918), władze wojskowe austro-węgierskie i niemieckie na okupowanych terenach byłego Królestwa Polskiego, realizując postanowienia aktu 5 listopada 1916 r., powołały do życia Tymczasową Radę Stanu (TRS) – polski obywatelski organ emancypacyjny. TRS została pomyślana jako organ doradczy, przygotowawczy i współdziałający na rzecz przyszłych instytucji państwowych. Jednym z jej organów była Komisja Archiwalna (działająca od kwietnia do sierpnia 1917 r.), która miała opracować ustawę dotyczącą archiwów, program kursów archiwalnych oraz sprawować pieczę nad przejmowaniem archiwaliów związanych z ziemiami polskimi od państw zaborczych. Wstępny projekt ustawy opracował wybitny historyk – Marceli Handelsman, a opiniowali dla komisji (łącznie z regulaminami archiwalnymi): Eugeniusz Barwiński, Adam Chmiel, Stanisław Kutrzeba, Władysław Semkowicz i Teodor Wierzbowski. Projekt ustawy został przyjęty 26 lipca 1917 r., a jej IV rozdział przewidywał powołanie urzędu konserwatorskiego, „na razie w Lublinie i Płocku”, w skład którego wchodzili prowincjonalni konserwatorzy archiwaliów. Konserwatorom tym miały podlegać archiwa prowincjonalne w: Lublinie, Sandomierzu, Kielcach, Piotrkowie, Włocławku, Kaliszu i Płocku.
Równocześnie podjęto kroki zmierzające do przejęcia od władz okupacyjnych zarządu nad archiwami porosyjskimi. Realizacji tego przedsięwzięcia domagała się Komisja Przejściowa TRS. W tym samym czasie z pomysłem rewindykowania zasobu byłego Archiwum Akt Dawnych, wywiezionego w 1887 r. przez władze carskie do Wilna, wystąpił Urząd Miejski w Lublinie. O poparcie tej inicjatywy Komisja Archiwalna miała zwrócić się do C. i k. (Cesarskiej i królewskiej) Rady Archiwalnej w Wiedniu. Czy wystąpiła, nie wiemy. W każdym razie w staraniach o sprowadzenie akt staropolskich z Wilna widziała „zaczątek przyszłego państwowego Archiwum w Lublinie”. Na początku 1918 r. Komisja przekształciła się w Wydział Archiwów Państwowych w Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego (MWRiOP).
W dniu 16 marca 1918 r. MWRiOP wystąpiło do okupacyjnych władz austro-węgierskich o przekazanie archiwów i registratur pozostałych po urzędach rosyjskich władzom polskim i 29 kwietnia tegoż roku otrzymało pozytywną odpowiedź. Rozważano możliwość utworzenia archiwów w Lublinie, Piotrkowie, Radomiu i Kielcach, z budżetem 27.500 marek każde. Sprawa nabrała tempa. 10 maja C. i k. Komenda Powiatowa w Lublinie na polecenie władz zwierzchnich zwróciła się do Zarządu Miasta Lublina, aby przedłożył niezwłocznie (do 15 maja) dokładny wykaz archiwów i registratur pozostawionych przez Rosjan. Wykazano wówczas 27 registratur rozmieszczonych w 24 budynkach. Znaczną jednak ich część, podczas ewakuacji władz i urzędów w głąb Rosji w 1915 r., wywieziono wraz z nimi. Przesyłając do Urzędu Rozrachunku Państwowego i Strat Wojennych przy Ministerstwie Skarbu Królestwa Polskiego ów wykaz, lubelski Magistrat pisał, iż nie posiada wyczerpujących wiadomości o tym, co się dzieje z archiwaliami wymienionych urzędów i, o ile mu wiadomo, zajął się nimi Referat Ochrony Zabytków Generalnego Gubernatorstwa Wojskowego w Lublinie. Rzeczywiście jeszcze w końcu 1916 r., wskutek zabiegów Akademii Umiejętności w Krakowie, powołano na stanowisko konserwatora do spraw zabytków archiwalnych Józefa Serugę – byłego pracownika Archiwum Akt Dawnych w Krakowie. Seruga w porozumieniu z Wydziałem Archiwów Państwowych MWRiOP zdołał zabezpieczyć, w miarę możliwości, najbardziej zagrożone archiwalia w Lublinie i Chełmie. Nieoficjalnie wspomagali go delegaci Wydziału: Stefan Ehrenkreutz, Antoni Rybarski, Wincenty Łopaciński i Marian Abramowicz. Było to konieczne wobec nieprzychylnego stanowiska władz okupacyjnych do zabezpieczania akt, które traktowały je jako surowiec dla austriackich papierni. Opiekę nad uratowanymi archiwaliami Wydział Archiwów powierzył swojej delegatce – Janinie Kozłowskiej-Studnickiej.
Tymczasem prace nad ustawą archiwalną zaowocowały ogłoszeniem 31 lipca 1918 r. reskryptu Rady Regencyjnej O organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaljami. W myśl jego postanowień, obok pięciu archiwów centralnych w Warszawie, powołano trzy archiwa miejscowe w: Płocku, Piotrkowie i Lublinie. Na uruchomienie Archiwum Państwowego w Lublinie Wydział Archiwów MWRiOP przewidywał wydatki rzędu 9565 marek. W czerwcu 1918 r. Austriacy wyrazili zgodę na przekazanie również własnych registratur i akt niepotrzebnych do bieżącego urzędowania. W celu ich przejęcia, w końcu października przybyli do Lublina Ehrenkreutz i Łopaciński. Kierownikiem Sekcji Archiwalnej w Wojskowej Komisji Likwidacyjnej został 2 listopada Seruga. Zanim zakończono dwustronne rozmowy, doszło do obalenia władz okupacyjnych. Archiwalia poaustriackie siłą rzeczy przeszły pod polski zarząd. Miesiąc później (1 grudnia 1918 r.) Seruga został mianowany archiwistą objazdowym, otrzymując zadanie współorganizowania Archiwum Państwowego w Lublinie. Tego samego dnia funkcję dyrektora Archiwum objął, przybyły z Petersburga, prof. Stanisław Ptaszycki.
Gdy w grudniu 1918 r. lubelskie Archiwum rozpoczynało swoją działalność, „było jedynie wielkim rumowiskiem papierowym fascykułów i ksiąg, pozbawionym w dodatku odpowiedniego pomieszczenia, półek, nie mówiąc już o inwentarzach i skorowidzach”. Rozciągnęło wszakże „od razu dozór na wszystkie te rozproszone zbiory” – pisał w 1925 r. dyrektor Ptaszycki. Prawną podstawą działania nowej instytucji stał się Dekret o organizacji archiwów państwowych i opiece na archiwaljami Naczelnika Państwa Józefa Piłsudskiego z 7 lutego 1919 r. Najpilniejszym zadaniem na początek było uzyskanie odpowiednich pomieszczeń, w których byłoby można zgromadzić rozproszone dotąd akta. Archiwum zaczęło swoje urzędowanie w tzw. gmachu pogubernatorskim przy placu Litewskim w pomieszczeniach byłego archiwum gubernialnego. „Zdobyciem” kolejnych lokali zajęła się specjalna komisja międzyministerialna, kierowana przez znanego architekta – Kazimierza Skórewicza. W marcu 1919 r. przyznano na siedzibę Archiwum zamek królewski, w którym mieściło się więzienie, co spowodowało niestety, że decyzja ta pozostała tylko na papierze. W zastępstwie wydzierżawiono część pomieszczeń w budynku klasztoru pobrygidkowskiego przy ul. Namiestnikowskiej (dziś Narutowicza), co powodowało później spory ze zgromadzeniem sióstr urszulanek, pretendujących do posiadania całego gmachu. Tu ulokowano główną część Archiwum. Równocześnie jednak musiano oddać część lokali w budynku pogubernialnym na potrzeby Urzędu Wojewódzkiego. W lecie tego roku rozpoczęto zwożenie do tych lokali archiwaliów pozostających do tej pory w różnych punktach miasta, w budynkach zajmowanych przez urzędy i wojsko, niekiedy zaś zupełnie bez opieki.
Wielkim osiągnięciem organizującego się Archiwum było ściągnięcie w 1919 r. z Wilna części ksiąg staropolskich, wywiezionych tam w 1887 r. Od 1922 r. zaczęły również napływać z Rosji, drogą rewindykacji po traktacie ryskim z 1921 r., akta urzędów wywiezione podczas ewakuacji w 1915 r. W pracach konferencji pokojowej, jako rzeczoznawca do spraw archiwalnych i bibliotecznych, brał udział prof. Ptaszycki. „Po zgrupowaniu i scaleniu rozproszonych zbiorów rozpoczęła się systematyczna praca nad właściwą organizacją Archiwum Państwowego w Lublinie”, tj. porządkowanie, inwentaryzacja i katalogowanie akt. Efektem prac lubelskich archiwistów był informator o zasobie, opracowany w 1925 r. i wydany drukiem w roku następnym (zob. http://dlibra.umcs.lublin.pl/dlibra/docmetadata?id=4275&from=pubindex&dirids=16&lp=14). „Sześć lat życia Archiwum Państwowego w Lublinie – to czas tak krótki, że nie było można zgoła pomyśleć o należytem uporządkowaniu archiwaljów instytucji, przechowującej ogromną, w przybliżeniu na 400.000 obliczoną, ilość aktów”.
„Praca nad doprowadzeniem do ładu lubelskich zbiorów archiwalnych, mająca na celu postawienie Archiwum Lubelskiego na stopie odpowiadającej stanowi archiwistyki współczesnej i bogatej przeszłości dziejowej Lublina, zajmować jeszcze będzie generacje przyszłe urzędników archiwalnych” – jakże proroczo napisał autor informatora, Jan Riabinin. Zasób archiwalny dzielił się wówczas zasadniczo na cztery działy: I – akta Polski niepodległej do 1815 r., II – akta z lat 1815-1866 (polskie), III – akta z lat 1867-1915 (rosyjskie), IV – nabytki po roku 1918. Ten tak ważny etap działalności lubelskiego Archiwum zakończyła symbolicznie zmiana jego „sternika”. W 1926 r. Stanisław Ptaszycki został Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych i przeniósł się do Warszawy, przekazując kierownictwo przybyłemu z Poznania Leonowi Białkowskiemu, profesorowi Uniwersytetu Lubelskiego (późniejszego Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego).
Józef Kus